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Changer de logiciel de gestion, c'est rarement une question de boutons. La vraie question arrive avant : qu'est-ce que je fais de tout ce que j'ai déjà ? Des années de factures, des centaines de devis, des clients qu'on connaît par leur prénom et dont on a oublié la dernière intervention.
Cet article part d'un cas réel : la reprise d'historique d'une entreprise de plomberie et de chauffage que nous accompagnons. Une petite équipe, des entretiens de chaudières, des dépannages, des installations. Nous ne la nommons pas, et les chiffres sont arrondis. Les captures, elles, utilisent des données entièrement fictives.
Le problème de départ : un historique qui dort dans l'ancien outil
L'entreprise avait près de neuf ans d'activité dans son ancien logiciel. Tant qu'on l'utilise, cet historique sert peu : on retrouve une facture quand un client appelle, et c'est à peu près tout. Au moment de partir, il devient un problème. On ne peut pas le laisser derrière soi, puisque les factures se conservent dix ans. Et on ne veut pas non plus le recopier à la main.
Il y a pourtant une troisième voie : profiter du changement pour relire cet historique. C'est ce que nous avons fait, en deux étapes.
Les documents à rassembler
Avant tout, faites l'inventaire de ce que votre outil actuel permet d'exporter. Selon les logiciels, on obtient des fichiers de données (tableur, CSV), des PDF, ou les deux.
- Les clients : nom, adresse, coordonnées, type de client.
- Les factures, avec leur statut : brouillon, émise, payée, annulée.
- Les devis, acceptés, refusés ou restés sans réponse.
- Les avoirs et les acomptes, qui modifient ce que le client doit vraiment.
- Le détail des lignes : chaque fourniture, forfait ou déplacement facturé.
Dans notre cas, l'ancien logiciel permettait d'exporter les données. Voici ce qu'elles contenaient :
- environ 5 700 documents : factures, devis, avoirs et acomptes, tous statuts confondus ;
- plus de 16 000 lignes de prestations ;
- environ 2 400 clients distincts.
Ces trois nombres ne disent pas la même chose. Un document n'est pas une intervention, une ligne n'est pas un article de catalogue, et un client peut avoir été facturé vingt fois. Le nombre de clients, en particulier, dépend de la façon dont on repère les doublons : il est arrondi pour cette raison.
Étape 1 : lire les informations et les vérifier
Lire, ici, veut dire extraire les informations utiles et s'assurer qu'elles sont justes. Avec un export de données, il n'y a pas de PDF à déchiffrer : le travail porte sur le contrôle.
- Les statuts : une facture « émise » n'est pas une facture « payée », et un brouillon n'est pas une facture.
- Les doublons : le même client saisi deux fois, avec ou sans accent, à deux adresses.
- Les libellés : dans notre cas, le même entretien de chaudière apparaissait sous des dizaines de formulations. Une écrite rapidement, une copiée d'un vieux devis, une autre avec un numéro de série dedans. Pour un logiciel, ce sont des lignes différentes. Pour l'artisan, c'est la même prestation.
- Les manques : sur plus de 16 000 lignes, le prix d'achat n'était connu que sur une poignée. Un prix d'achat absent n'est pas un prix nul. Aucune marge ne peut être calculée sans lui.
Quand les informations ne sont que dans des documents (une facture fournisseur, un ancien devis en PDF), c'est le rôle du parcours de lecture assisté par l'IA que nous construisons dans Artiforce : chaque information proposée reste à côté de sa source, et vous la vérifiez avant qu'elle serve. Notre vidéo Étape 1 : lire les informations le montre en mise en scène.
Étape 2 : relier les informations pour préparer les bonnes actions
Des informations justes, mais isolées, servent peu. Elles deviennent utiles quand on les relie : ce client, ces factures, ces devis, ces prestations. Notre vidéo Étape 2 : relier les informations montre ce passage.
Ces rapprochements reposent sur des règles, pas sur de l'IA : même client, même période, mots qui désignent un entretien, nombre de fois qu'une prestation revient. C'est un choix. Une règle se relit, s'explique et se corrige.
Les exemples concrets, et leurs limites
Relier l'historique a fait apparaître trois listes. Aucune n'est une conclusion. Chacune est une liste de choses à vérifier.
Une centaine de factures sans règlement enregistré
Dans l'ancien logiciel, une centaine de factures étaient émises sans être marquées comme payées. Ce n'est pas une liste d'impayés. Un virement a pu arriver sans être pointé, un règlement a pu être suivi en comptabilité, un avoir ou un échange avec le client a pu régler la question.
Avant toute relance, chaque facture se vérifie : virement reçu, chèque en attente, litige ou avoir. Ensuite seulement, une relance adaptée peut être préparée, et elle ne part qu'après validation. Pour le ton et les étapes, voir notre guide sur la facture impayée.
Près de 470 clients avec un entretien facturé l'an dernier
En cherchant les factures qui mentionnent un entretien, un ramonage ou une révision, nous avons retrouvé près de 470 clients entretenus en 2025. Pour un chauffagiste, c'est la base des rendez-vous à venir.
Notre premier réflexe a été de chercher lesquels n'avaient pas encore été entretenus en 2026. Mauvaise idée, du moins pour l'instant. Les données s'arrêtaient fin août, et l'an dernier, la moitié des factures de l'année avaient été émises entre septembre et décembre. La saison des entretiens n'était pas encore dans l'historique : la comparaison aurait produit une longue liste, et fausse.
Même avec une année complète, une facture absente ne prouve pas qu'un entretien n'a pas eu lieu. Le rendez-vous est peut-être déjà pris, l'intervention facturée autrement, la chaudière remplacée, ou le client parti. Et un client qui a deux appareils peut sembler à jour alors qu'un seul a été entretenu. On vérifie avant de recontacter.
Environ 200 prestations pour une première bibliothèque
En gardant les prestations facturées au moins trois fois sur les trois dernières années, environ 200 prestations récurrentes ressortent de l'historique. C'est une proposition pour ne pas repartir d'un catalogue vide, pas une bibliothèque terminée : elle reste à relire, à ranger et à compléter, notamment avec les prix d'achat. Sur le lien entre prix d'achat et bibliothèque, voir de la facture fournisseur à votre bibliothèque de prix.
Ce qui est fait, ce qui reste à valider, ce qui vient ensuite
Réalisé avec l'entreprise :
- l'historique récupéré sous forme de données et contrôlé ;
- les rapprochements entre clients, documents et prestations ;
- les trois listes ci-dessus : factures sans règlement enregistré, clients entretenus en 2025, prestations récurrentes.
Identifié, à valider :
- le contrôle, facture par facture, des règlements ;
- les entretiens à proposer, une fois les données de l'automne disponibles ;
- la bibliothèque, à relire et à ranger.
Envisagé pour la suite :
- l'import des factures historiques dans Artiforce, pour les conserver au même endroit ;
- les relances, préparées puis envoyées après validation ;
- des pistes plus lointaines, signalées comme telles dans nos vidéos : la fiche de l'équipement, un message proposé au client, le paiement en ligne depuis une relance.
Aucune relance n'est partie et aucun montant n'a été récupéré à ce stade. Ce n'était pas l'objectif de ces deux étapes.
Avant de changer de logiciel, cinq questions à vous poser
- Que puis-je exporter ? Des données (tableur, CSV) se reprennent bien mieux que des PDF seuls.
- Qu'est-ce que je dois conserver ? Les factures, dix ans. Où seront-elles, et sous quelle forme ?
- Quels statuts mon outil connaît-il vraiment ? « Émise » et « payée » ne veulent pas dire la même chose partout.
- Qu'est-ce qui manque ? Prix d'achat, dates de règlement, équipements : ce qui n'a jamais été saisi ne se retrouve pas.
- Qu'est-ce que je veux en faire ? Relancer, recontacter, réutiliser ses prestations : c'est ce qui donne un sens à la reprise.
Pour les questions à poser à un éditeur, y compris à nous, voir choisir un logiciel de gestion pour son entreprise du bâtiment.
Regarder votre historique ensemble
Vous envisagez de changer d'outil et vous vous demandez ce que deviendra votre historique ? Nous pouvons regarder ensemble ce que votre logiciel actuel permet d'exporter, et ce qu'on peut en tirer.