De Tolteck aux premiers pas sur Artiforce : le démarrage d’un plombier-chauffagiste

Journal de démarrage, situation au 24 octobre 2026. Les chiffres ci-dessous ont été recomptés à partir des fichiers d’export et des rapports d’import. Le nom de l’artisan, son entreprise, sa localisation et ses clients sont anonymisés. Les captures sont des écrans composés pour cet article, avec des volumes agrégés : ce ne sont pas des vues de son espace.

Changer de logiciel de gestion commence par une question simple : comment reprendre ce qui existe déjà, sans repartir de zéro ?

Pour ce plombier-chauffagiste, qui travaillait sous Tolteck depuis 2017, le travail a porté sur cinq chantiers : reprendre l’historique, dédoublonner les clients, analyser les documents, préparer une bibliothèque de prestations et préparer le suivi commercial. Depuis le 8 octobre 2026, il dispose d’un accès à Artiforce sur son téléphone comme sur ordinateur. Les premiers devis créés dans Artiforce restent à venir.

Reprendre neuf ans d’historique

La sauvegarde Tolteck compte 5 730 documents, de 2017 à 2026. Nous en avons préparé 5 707 pour l’import, répartis par type, car Artiforce ne traite pas une facture, un devis et un avoir de la même façon :

• 4 258 factures finales ;
• 1 358 devis ;
• 72 avoirs, 17 acomptes et 2 factures partielles.

Les 23 documents restants ont été écartés : trois documents d’exemple livrés par Tolteck, et vingt brouillons ou documents abandonnés qui n’avaient jamais reçu de numéro.

L’historique a ensuite été importé dans l’espace de l’entreprise. Le décompte de ce qui s’y trouve, type de document par type de document, est en cours de relevé : nous compléterons cette page dès que nous l’aurons. D’ici là, nous distinguons ce que contenaient les fichiers de ce qui est vérifié dans l’espace, et nous ne présentons pas le volume des fichiers comme la preuve d’un import réussi.

Dédoublonner les clients

Le fichier clients exporté de Tolteck comptait 2 525 lignes. Le rapport d’import d’Artiforce en a créé 2 376 et en a écarté 149, parce que leur adresse e-mail existait déjà sur une fiche créée.

Le critère est simple et vérifiable, mais une même adresse e-mail peut servir à plusieurs personnes : un couple, une gérance, une entreprise et son dirigeant. Nous avons donc relu les 149 lignes écartées, par règles, sans rien fusionner à la main :

• 28 doublons évidents : même nom que la fiche créée, rien à faire ;
• 52 variantes probables : un nom voisin (une initiale, un nom composé abrégé), à confirmer ;
• 69 cas ambigus : un nom sans rapport avec la fiche créée, sous la même adresse e-mail. Il s’agit probablement d’autres clients, qui n’ont pas de fiche à ce jour.

Ces 69 cas sont à revoir avec l’artisan, comme les fiches qui partagent un même nom dans une même commune : un homonyme n’est pas forcément un doublon.

Les contacts ont demandé un second passage. Le premier import du fichier de contacts (2 746 lignes) n’en avait rattaché aucun, faute de retrouver la fiche client correspondante. Des contacts ont ensuite été créés lors de la reprise de l’historique ; leur nombre exact fait partie du décompte en cours.

D’abord vérifier les règlements, ensuite relancer

Sur les 4 258 factures finales, 4 118 étaient marquées payées dans Tolteck. Le chiffre de 103 ne désigne donc pas le nombre de factures reprises : c’est le périmètre des factures à examiner.

Ces 103 factures avaient été émises et finalisées dans Tolteck sans jamais être marquées payées (export du 8 octobre, pièces jusqu’au 31 août 2026). Cela ne signifie pas qu’elles sont impayées. Un virement a pu arriver sans être pointé, un chèque a pu être encaissé, un avoir ou un échange avec le client a pu régler la question. Elles s’étalent sur plusieurs années : 24 datent de 2018 à 2021, 16 de 2022 à 2024, 30 de 2025 et 33 de 2026. Plus une facture est ancienne, plus il est probable qu’elle ait été réglée sans être pointée.

La démarche prévue :

1. Rapprocher chaque facture des règlements réellement reçus.
2. Enregistrer le règlement de celles qui sont payées.
3. Relancer, après vérification, celles qui restent dues.
4. Garder à part les situations à clarifier avec le client.

Au 24 octobre, ce rapprochement n’a pas eu lieu. Nous ne pouvons donc dire ni combien de factures sont à marquer payées, ni combien sont à relancer : les 103 restent à clarifier. Selon la date de l’export, ce périmètre varie légèrement (106 dans la sauvegarde du 11 octobre, 104 factures en retard affichées dans l’espace le 18 octobre) ; l’écart est en cours d’explication.

Une précision sur l’outil : dans Artiforce, une facture importée peut recevoir son règlement et être relancée depuis sa fiche, mais elle n’apparaît pas dans la page « Relances », réservée aux factures émises dans Artiforce. Pour la méthode, voir notre guide sur la facture impayée.

Trier les devis non acceptés, plutôt que tout archiver

Sur les 1 358 devis, 676 avaient été acceptés et 223 abandonnés. Restent 326 devis envoyés sans réponse et 133 brouillons jamais envoyés.

Archiver d’un coup ces devis serait tentant. Ce n’est pas la bonne première étape, car l’archivage dans Artiforce n’est pas un statut :

• il masque le devis de la liste et de la recherche par défaut (le filtre « Archivés » permet de le retrouver) ;
• il arrête ses relances automatiques, qui ne repartent pas si on le désarchive ;
• il ne change ni son statut, ni les statistiques, qui se calculent sur les statuts ;
• il ne supprime rien : l’opération est réversible et tracée.

Les statuts disponibles sont Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré et Converti. Lors de la reprise, Artiforce traduit les statuts de Tolteck : un devis abandonné devient « Refusé », un devis finalisé de moins d’un an reste « Envoyé », un devis finalisé plus ancien devient « Expiré », un brouillon reste un brouillon.

Notre recommandation, en distinguant deux situations :

• Les 65 devis de moins d’un an sont encore ouverts. 6 ont moins de trois mois, 59 entre trois et douze mois. Ils se traitent un par un avec l’artisan : relancer le client, proposer une nouvelle version, enregistrer « Refusé » s’il a dit non, ou « Accepté » si les travaux ont été faits. Un devis importé ne passe jamais tout seul en « Expiré » : sans décision, il garde le statut « Envoyé » et reste dans la page des relances.
• Les 261 devis de plus d’un an sont d’anciens devis sans suite. Le statut « Expiré » décrit la situation telle qu’elle est : pas de réponse, validité passée. Les marquer « Refusé » fausserait le taux d’acceptation, puisque personne n’a refusé. Les archiver est possible pour alléger la liste, en sachant qu’ils sortiront alors de la recherche par défaut.
• Les 133 brouillons ne peuvent pas être archivés. Ils se relisent avec l’artisan, puis se conservent ou se suppriment, la suppression restant tracée.

Aucun devis n’a été modifié ni archivé à ce stade.

Analyser les lignes pour préparer une bibliothèque

Les documents repris contiennent 16 335 lignes : 13 783 de fournitures, 2 352 de main-d’œuvre et 200 sans type. On y trouve 6 877 libellés différents, réduits à 6 381 après uniformisation de la casse, des accents et de la ponctuation.

Une ligne n’est pas un article. Le même entretien de chaudière s’y écrit de dizaines de façons, parfois avec une marque, une adresse ou un numéro de série. Nous avons donc appliqué des règles successives :

1. Regrouper les libellés qui désignent la même prestation, marque et formulation commerciale mises à part.
2. Retenir ce qui revient au moins trois fois sur les trois dernières années : 202 prestations proposées, dont 119 fournitures, 62 forfaits et 21 prestations de main-d’œuvre.
3. Ranger ces propositions en 8 catégories de métier : 142 articles (117 fournitures et 25 prestations de main-d’œuvre), plus 11 ouvrages, c’est-à-dire des ensembles de lignes qui reviennent ensemble.
4. Nettoyer : 53 façons d’écrire l’entretien de chaudière réduites à 2 forfaits, un par taux de TVA, et 5 libellés écartés parce qu’ils contenaient une adresse, une date d’intervention, un numéro de série ou une sous-traitance ponctuelle.

Deux limites restent visibles. Le prix d’achat n’était connu que sur 7 lignes, si bien qu’aucune marge ne peut être calculée. Et cette bibliothèque reste une proposition : elle n’a pas encore été validée par l’artisan ni importée dans son espace.

Le même travail a repéré 54 modèles d’appareils installés chez ses clients (1 322 appareils pour 1 084 clients). Ce repérage n’est pas importé : Artiforce n’a pas encore de module pour l’accueillir.

Ce que l’IA a fait, et ce qu’elle n’a pas fait

L’IA a servi à convertir les exports de Tolteck au format d’import d’Artiforce et à écrire les règles de regroupement, qui ont été relues. Les regroupements eux-mêmes ne sont pas des décisions d’un modèle : ce sont des règles qui se lisent, s’expliquent et se corrigent.

Pour chaque opération, nous distinguons trois états :

• proposé : un résultat calculé, à relire ;
• validé : relu et approuvé par une personne ;
• appliqué : présent dans l’espace de l’entreprise.

À ce jour, seuls la conversion des fichiers et l’écartement des doublons d’e-mail par le produit sont appliqués. La relecture des clients écartés, le regroupement des libellés, le classement en catégories et le repérage du matériel restent des propositions à valider.

Pour la méthode générale, et les pièges à éviter quand on change de logiciel, voir notre article sur la reprise d’un historique de factures et de clients.

Les prochaines étapes de ce cas client

Nous compléterons cette page lorsque ces étapes seront établies :

• rapprochement des 103 factures avec les règlements, puis enregistrement des paiements et relances justifiées ;
• relecture des 69 clients ambigus et décompte des contacts créés ;
• tri des 65 devis encore ouverts et des 133 brouillons avec l’artisan ;
• validation de la bibliothèque proposée, puis import ;
• création du premier devis dans Artiforce ;
• mise en service du module de planification des interventions par zones, prévue le 27 novembre 2026 pour cet artisan, avant son ouverture à la cohorte suivante le 30 novembre 2026.

À ce stade, le résultat documenté est la reprise des données, leur analyse et l’accès au logiciel. Les encaissements, les résultats de relance et les éventuels gains de temps restent à établir.

Vous voulez préparer votre propre passage sur Artiforce ? Parlons de vos outils actuels et de vos données à reprendre.